Contoh Surat Rasmi Explanation Letter (Tunjuk Sebab) – Ini adalah salah satu bentuk komunikasi rasmi yang sering digunakan di tempat kerja, institusi pendidikan, atau organisasi lain. Surat ini bertujuan untuk memberikan penjelasan bertulis mengenai sesuatu ketidakhadiran, kelewatan, atau sebarang kesilapan yang berlaku, serta menunjukkan rasa tanggungjawab dan komitmen individu terhadap tugas atau peraturan yang telah ditetapkan.
Dalam konteks dunia profesional, surat tunjuk sebab bukan sahaja berperanan sebagai alat komunikasi, malah menjadi dokumen penting yang menunjukkan integriti seseorang pekerja. Penulisan surat ini memerlukan bahasa yang formal, jujur, dan ringkas tetapi lengkap. Oleh itu, penulisan yang baik akan memberikan gambaran bahawa seseorang itu bertanggungjawab dan prihatin terhadap tindakannya.
Surat Rasmi Explanation Letter (Tunjuk Sebab)
Contoh 1: Ketidakhadiran Disebabkan Masalah Kesihatan
Ahmad Fikri Bin Zainal
No. 28, Jalan Sentosa,
Taman Indah,
43000 Kajang, Selangor.
12 Februari 2025
Pengurus Sumber Manusia,
Syarikat Maju Jaya Sdn. Bhd.,
No. 12, Jalan Mega,
Pusat Perindustrian Bangi,
43650 Bandar Baru Bangi, Selangor.
Tuan/Puan,
SURAT TUNJUK SEBAB KETIDAKHADIRAN KERJA
Saya, Ahmad Fikri Bin Zainal, ingin mengemukakan surat tunjuk sebab ini atas ketidakhadiran saya ke tempat kerja pada 10 Februari 2025 (Isnin). Ketidakhadiran ini berlaku kerana saya mengalami demam panas yang memerlukan rawatan segera di klinik panel syarikat.
Saya telah mendapatkan rawatan di Klinik Kesihatan Seri Bangi dan dinasihatkan oleh pegawai perubatan untuk berehat selama dua hari. Sijil cuti sakit telah pun dikemukakan kepada pihak HR untuk rekod syarikat.
Saya ingin memohon maaf atas segala kesulitan yang timbul daripada ketidakhadiran saya ini. Saya komited untuk meneruskan tugas dan akan memastikan semua tugasan yang tertangguh diselesaikan dengan segera.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
**[Tandatangan]**
Ahmad Fikri Bin Zainal
Contoh 2: Kelewatan Hadir ke Tempat Kerja Disebabkan Masalah Peribadi
Nurul Aina Binti Rahman
No. 45, Jalan Damai,
Taman Impian,
11700 Gelugor, Pulau Pinang.
5 Mac 2025
Pengurus Besar,
Mega Solution Enterprise,
No. 9, Jalan Tanjung,
11700 Gelugor, Pulau Pinang.
Tuan/Puan,
SURAT TUNJUK SEBAB KELEWATAN HADIR KE TEMPAT KERJA
Dengan segala hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas. Saya, Nurul Aina Binti Rahman, ingin memohon maaf dan memberikan penjelasan berkaitan kelewatan saya hadir ke tempat kerja pada 4 Mac 2025 (Selasa).
Kelewatan ini berlaku kerana saya menghadapi masalah kecemasan apabila anak saya mengalami serangan asma secara tiba-tiba pada awal pagi dan perlu dibawa ke hospital untuk mendapatkan rawatan segera. Saya memahami bahawa ketepatan masa amat penting dan kelewatan saya telah menjejaskan kelancaran operasi syarikat.
Saya amat kesal atas perkara yang berlaku dan berjanji akan lebih bersedia pada masa akan datang bagi mengelakkan kejadian serupa berulang. Saya juga bersedia untuk melengkapkan segala tugasan yang tertunda akibat kelewatan ini.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
**[Tandatangan]**
Nurul Aina Binti Rahman
Itulah “Surat Rasmi Explanation Letter”. Semoga dua contoh di atas dapat menjadi panduan yang berguna kepada sesiapa sahaja yang perlu menulis surat tunjuk sebab. Penulisan surat jenis ini perlu disusun dengan bahasa yang formal, jujur dan menunjukkan rasa tanggungjawab terhadap kesilapan atau kekurangan yang berlaku. Selain itu, pematuhan terhadap struktur surat rasmi juga sangat penting bagi menunjukkan profesionalisme kita dalam dunia kerja atau institusi pendidikan. Setiap situasi yang berlaku pasti boleh dijelaskan dengan baik jika kita berterus terang dan bersedia memperbaiki kesilapan.